Положення про архів

ПОЛОЖЕННЯ

про архів Рубіжанського міського суду

 1.Загальні положення.

 1.Відповідно до Закону  України „ Про Національний архівний фонд та архівні установи” від 24.12.93 року зі змінами та доповненнями від  13.12.2001 року  № 2888- III, для забезпечення належного виконання  вимог Типового положення про архівний підрозділ  органу державної влади, органу місцевого самоврядування , державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 06.08.2002 року № 58 зі змінами від 26.04.2007 року № 62 , в Рубіжанському  міському суді діє архів, який забезпечує тимчасове зберігання  архівних документів, що накопичуються за час його діяльності, використання  відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

1.2. Архів Рубіжанського  міського суду у своїй роботі керується  Конституцією України, актами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, Інструкцією про порядок передання  до архіву місцевого та апеляційного  суду, зберігання в ньому, відбору  та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України 15.12.2011 року № 168, іншими нормативними  актами та цим Положенням.

1.3.Режим роботи архіву Рубіжанського  міського суду визначається відповідно до внутрішнього трудового розпорядку суду.

1.4. Архів Рубіжанського  міського суду входить до складу служби діловодства суду ( канцелярії).

1.5.Особа, яка займає посаду архіваріуса Рубіжанського міського суду, є службовцем апарату суду та безпосередньо підпорядкована керівникові апарату суду.

1.6. На посаду архіваріуса призначається особа, яка має повну загальну середню освіту, без вимог до стажу. Обов”язки архіваріуса визначені посадовою інструкцією, яка затверджуються  керівником апарату Рубіжанському  міському суду.

2.Завдання  архіву суду.

Основними завданнями архіву суду є:

-приймання від канцелярії суду  та працівників суду  документів та забезпечення  належних умов зберігання  архівних документів з різними видами носіїв інформації;

- контроль разом з канцелярією стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах суду;

- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ суду, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників суду, які відповідають за роботу з документами та справами ;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні, складання та подання  на розгляд експертної комісії суду проектів описів документів, внесених до Національного архівного фонду, описів справ тривалого зберігання , описів справ з особового складу працівників апарату суду та актів про вилучення для знищення документів, що не внесені  до Національного архівного фонду; - підготовка і передача документів до архівного відділу Рубіжанської міської ради;

- організація використання документів , видача у встановленому порядку архівних копій, довідок, витягів з документів працівникам апарату суду, громадянам, юридичним особам.

3. Права працівника архіву суду.

Для виконання покладених на архів завдань, архіваріусу надається право:

-         вимагати від канцелярії суду та працівників апарату суду  належної передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;

-         повертати канцелярії суду та працівникам апарату суду на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

-         давати канцелярії суду та працівникам апарату суду рекомендації з питань , що входять до компетенції архіву;

-         інформувати керівництво суду про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення ;

-         порушувати у встановленому порядку питання  про притягнення до відповідальності службових осіб, винних у порушенні вимог Закону України „ Про Національний архівний фонд та архівні установи”.

4. Склад  документів  архіву суду.

До складу документів архіву суду входять:

-   закінчені в поточному діловодстві документи постійного та тривалого ( понад 10 років) зберігання , створені в суді;

-   особові архівні документи працівників апарату суду;

-   довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

У суді складаються  описи за встановленою формою на справи :

 постійного зберігання ( окремо на справи управлінської документації суду, судові справи різних видів судочинства);

тривалого зберігання ( понад 10 років, окремо на справи управлінської документації суду, судові справи різних видів судочинства);

 з особового складу працівників апарату суду;

тимчасового зберігання ( на судові справи різних видів судочинства).

Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.

5. Взаємодія архіву суду з іншими підрозділами суду. Відповідальність архіваріуса суду.

Порядок взаємодії архіву суду з іншими структурними підрозділами суду визначається  Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання  до  державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду та іншими нормативними документами. Працівник архіву, який не вжив заходів, передбачених цим Положенням, щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до втрат, псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також призвело до негативних економічних наслідків, порушенню прав  і законних інтересів громадян , несе особисто відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.